小さな士業事務所のセキュリティ、今週見直すチェックリスト

人員の少ない事務所こそ、担当を決める

顧客資料、本人確認書類、職員情報。士業事務所では、日々の業務と情報の保護を切り離せません。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、個人事業主や小規模事業者も対象に、経営者の役割と実践の手順を整理しています。

高価な製品の導入だけを目標にせず、事務所が保有する情報と利用する端末・クラウドサービスを把握するところから始めましょう。まず「誰が確認するか」を決めると、基本対策を継続しやすくなります。

編集部提案：今週は四つに絞って点検する

一度に完璧な規程を作ろうとするより、実際に使っている環境で対応状況を確かめることが重要です。事務所の責任者と実務担当者で点検し、未対応の項目には担当者と実施日を付けてください。

• 更新：OSや業務ソフトの更新が継続して行われているか
• 認証：主要サービスで多要素認証を使えないか確認する
• 権限：退職者や不要になった外部共有のアクセスを見直す
• バックアップ：保存先を把握し、復元できるか実際に試す

事故が起きた日の連絡先まで決めておく

不審なメールを開いた、端末を紛失した、誤った相手へ資料を送った。こうした事態を想定し、最初の報告先と状況を記録する方法を一枚にまとめることをおすすめします。顧客や関係機関への連絡が必要かは、状況と適用されるルールを踏まえて判断します。

月に一度、利用サービス・権限・バックアップの確認を案件管理や定例会に組み込むと、対策を特別な行事にせず続けられます。詳しい対策はIPAの公式ガイドと自社診断資料を活用し、事務所の規模や取り扱う情報に合わせて具体化しましょう。