電子取引データ、顧問先から「受け取った後」まで設計する

保存対象と、事務所への提出物を分けて考える

顧問先から資料が届いたことと、顧問先で必要なデータ保存ができていることは、別の確認です。国税庁は、保存義務者が注文書・領収書・請求書などに相当する取引情報を電子的にやり取りした場合、その電子取引データの保存が必要と説明しています。受領分だけでなく、交付するデータも確認対象になります。

令和8年7月の一問一答では、取引情報がメール本文にある場合はそのメール、添付ファイルにある場合はそのファイルを保存する扱いが示されています。顧問先には「資料は全部PDFにして送ってください」とだけ依頼せず、情報がどこにあるかを先に聞き取りましょう。事務所への提出形式と、法令上の保存方法を同一視しないことが出発点です。

編集部提案：取引経路を一枚の一覧にする

最初の面談で、顧問先が利用する請求書サイトや決済サービスを一緒に洗い出します。担当者しか知らない受信箱や、退職者のアカウントに資料が残る状況を見つけるためです。一覧は製品名だけで終わらせず、取得担当と保存先まで対応させると、翌月の依頼にそのまま使えます。

• 入口：メール、取引先ポータル、ECサイト、クラウド共有などを列挙する
• 担当：取得する人、内容を確認する人、不在時の代替担当を決める
• 保存先：顧問先での保管場所と、事務所へ渡す場所を明記する
• 運用：取得頻度、閲覧期限の確認方法、契約終了時の引継ぎを記録する

編集部提案：回収と照合を、別々の状態で管理する

資料管理表に「受領済」の印だけがあると、ファイルを開けたか、対象月が合っているか、帳簿と照合したかが見えません。例えば「未回収」「受領・確認待ち」「差戻し」「照合完了」の四つに分け、未解決事項には次の担当者と回答予定日を付けます。これは編集部の業務設計案であり、法定の帳票や様式ではありません。

請求書が訂正された場合は、どの資料を確認に用いたかが分かるよう、差戻し理由と最新版の所在を残します。受領時の資料を担当者判断で上書き・削除する運用は避け、顧問先の保存ルールと責任者の判断に沿って処理しましょう。顧問先のIDやパスワードを事務所で共有する前提にせず、正式な権限設定も確認します。

保存方法の適合性は、一覧だけで判定しない

国税庁の案内では、原則として改ざん防止、確認用の機器、検索への対応が整理されている一方、検索要件の緩和や猶予措置にも条件があります。「フォルダに置いたから対応済み」「専用システムがないから必ず不可」と一括して結論づけず、個別事情を現行の一問一答で確認してください。

月次レビューでは、一覧から一件を選び、別の担当者でも目的のデータにたどり着けるかを試すと運用の穴が見つかります。受領の効率だけでなく、顧問先側の継続した保存と担当交代まで見据えることで、資料回収が毎月ゼロから始まる状態を減らせます。