インボイス登録確認を、月次業務の迷わない手順に

まずは国税庁の公表情報を起点にする

顧問先の請求書を確認するとき、登録番号が記載されているだけで確認を終えていないでしょうか。国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトでは、登録情報を検索できます。入力欄ではTを除いた13桁の数字を使い、複数の番号をまとめて確認することも可能です。

確認結果は、帳簿や請求書との照合に用いる材料の一つです。仕入税額控除の可否を登録番号だけで決めず、取引内容や適用される制度も含めて確認しましょう。個別の税務判断では国税庁の最新の制度資料・Q&Aを参照してください。

編集部提案：確認記録を一枚にまとめる

毎月の作業を安定させるには、担当者の記憶に頼らない記録方法が役立ちます。取引先台帳に確認欄を追加し、差異が出た場合の問い合わせ先と再確認日まで管理する運用をおすすめします。

• 取引先名・請求書上の登録番号・対象となる取引日を整理する
• 公式サイトで確認した日と、照合した情報を記録する
• 名称や番号が合わない場合は、請求書発行元に確認する
• 未解決事項は月次締めの例外一覧に残し、責任者が判断する

顧問先への依頼は、理由と次の行動をセットに

差異が見つかった際は、「誤りです」と断定する前に、転記ミスや名称変更などの可能性を切り分けます。「この番号で確認できなかったため、最新の請求書と登録情報をご確認ください」と、確認対象と必要資料を具体的に伝えると往復を減らせます。

公表情報の取得・保管に当たっては、公式サイトの利用規約と個人情報の取扱いにも留意してください。更新情報は国税庁のインボイス制度特設サイトで定期的に確認しましょう。