相談資料を溜め込まない。士業事務所の保管・返却・廃棄ルール

「念のため残す」の理由を、資料ごとに確認する

受任に至らなかった相談の添付資料や、完了案件の作業用コピー。保管場所が増える一方で、見直す人が決まっていないことはありませんか。個人情報保護委員会のFAQは、個人情報保護法が一律の保存期間や廃棄時期を定めるものではない一方、不要になった個人データを遅滞なく消去する努力義務を法第22条が定めていると説明しています。

ただし、相談が終わった日を全資料の削除日と決めることはできません。業務に適用される法令、契約上の取扱い、引き続き保管する合理的な理由を確認する必要があります。マイナンバーを含む資料は別途の規律にも留意し、一般の相談メモとまとめて一律処理しないことが大切です。

編集部提案：受領時から「次の確認日」を付ける

廃棄日を直ちに確定できない資料にも、次に必要性を見直す日なら設定できます。案件管理に小さな欄を加え、資料の種類と保存理由を責任者が確認できるようにしましょう。実際の法定保存期間は資料や業務によって判断し、編集部が提案する管理表の日付を法定期限として扱わないでください。

• 資料の区分：預かった原本、受任記録、参照用データ、作業用コピーを分ける
• 所在：書庫、案件フォルダ、メール、チャット添付などの保管先を把握する
• 判断：保存理由、適用ルール、確認担当者、次の見直し日を記録する
• 行先：保管継続、原本返却、削除・廃棄、判断保留を区別する

編集部提案：返却と削除を、案件終了の確認項目に

原本の返却と事務所内の複製の整理は別の作業です。返却対象、返却方法、受領を確認する相手を整理し、必要な手続を取った上で記録を残します。資料を返したから共有フォルダも整理済みと考えず、作業用の複製や外部共有リンクの所在も確認しましょう。

保存理由が確認できない場合は、その場で大量削除するのではなく、担当者が理由を照会し、責任者が判断する状態にします。その間の閲覧者も必要な範囲に絞ります。一件の案件を試しに見直し、返却確認や判断のどこで止まるかを確かめてから、事務所全体の運用へ広げると、現実に使える手順になります。

廃棄は「消す操作」だけで終わらせない

個人情報保護委員会の通則ガイドラインは、個人データの削除や記録媒体の廃棄に復元不可能な手段を求め、作業記録や委託先の証明書などによる確認も重要としています。紙、端末、クラウドのデータでは対応が異なるため、使っている仕組みに応じて方法と確認者を決めます。

編集部の提案として、廃棄記録には対象の区分、承認者、実施日、方法、確認結果を残します。記録自体へ相談内容や本人確認資料を再添付して、新たな複製を増やさない工夫も必要です。バックアップや契約終了時のデータ取扱いを含め、どこまで処理できたかを確認し、残るものは次の担当者へ引き継ぎましょう。